Quatro semanas por ano são gastas, pelas empresas brasileiras, na procura por documentos, segundo a Associação Brasileira de Gestores de Documentos. Na área fiscal esse resultado não é muito diferente. Contudo, com a utilização de boas tecnologias e a gestão centralizada de notas, esse contratempo pode ser eliminado!

Graças aos softwares desenvolvidos especificamente para buscar, baixar, armazenar e facilitar a consulta de grandes volumes de notas, já é possível fazer a gestão centralizada e automatizada de documentos fiscais, como notas fiscais eletrônicas (NFe), notas fiscais de serviços (NFSe) e conhecimento de transporte (CTe). Esses sistemas acabam com muitos problemas relacionados à má gestão de documentos fiscais e de escrituração das informações fiscais. Quer saber como? Então continue lendo!

O que é a gestão centralizada de notas?

A gestão centralizada de notas é a atividade de agregar todas as informações de notas emitidas e, principalmente, as recebidas em uma plataforma única. Nota fiscal, arquivo XML, DANFE, CTe e tudo mais que for pertinente a uma operação será encontrado em um só lugar.

Nesse cenário, não importa qual departamento solicitou uma compra que gerou a emissão da nota, para qual cliente ou de qual fornecedor ela veio. Com a gestão centralizada, as notas deixam de estar perdidas em e-mails e diretórios e passam a figurar de forma organizada em um sistema online, de baixo custo e dedicado ao tratamento das notas.

Como funciona um software de gestão de notas?

Um software de gestão de notas automatiza diversas tarefas e garante maior controle das informações, gerando mais segurança fiscal para sua empresa. Veja algumas funções desse tipo de sistema:

• Recebimento de XMLs sem a necessidade de envio, por parte do fornecedor, de arquivos via e-mails individuais.

• Consultas automáticas na Secretaria da Fazenda (Sefaz), ambiente nacional, para verificar a existência de novas notas fiscais mercantis (NFe) ou conhecimentos de transporte (CTe) emitidas para o CNPJ da empresa.

• Realização do Manifesto do Destinatário com apenas um clique.

• Consultas automáticas aos Municípios para verificar a emissão de notas fiscais de serviços (NFSe) destinadas ao CNPJ da empresa.

• Armazenamento de XMLs de forma segura e automática pelo tempo desejado pelo contratante ou pelo período exigido pela lei;

• Possibilidade integração com o ERP da empresa para automatizar a conciliação das notas fiscais com os respectivos pedidos de compra;

• Monitoramento de alterações e cancelamentos nas notas emitidas para a empresa;

• Ferramentas de pesquisa para encontrar facilmente qualquer nota fiscal;

• Integração dos setores de compras, portaria e recebimento fiscal que passam a ter um rápido acesso às notas emitidas para o CNPJ de suas empresas;

• Identificação de notas emitidas sem um pedido da empresa, o que ajuda a evitar erros na escrituração e potenciais fraudes;

Ou seja, é um sistema completo para a gestão centralizada de notas, que conta com funções exclusivas para antecipar potenciais erros no recebimento das notas e eliminar a necessidade de digitação das informações. Seu foco é eliminar o tempo gasto com todas as tarefas repetitivas e com baixo valor agregado para o negócio ao automatizar boa parte do processo de recebimento fiscal e físico de documentos eletrônicos.

Vantagens da gestão centralizada de notas

Destacamos 5 principais ganhos que um sistema de gestão de notas pode trazer para a sua empresa:

Padronização do processo de compra

Se profissionais de diferentes departamentos realizam o processos de compra e contam com fornecedores diversos, é possível que as informações e procedimentos levem muito tem até chegar ao time financeiro e fiscal da empresa. Um sistema adequado poderia evitar essa morosidade e eliminar alguns passos no processo de recebimento das notas.

Ou seja, o sistema reduz o risco de um fornecedor ou documento ser “esquecido” e não ser escriturado no tempo devido. Também garante que a área fiscal e financeira sempre terão as informações, no menor tempo possível, após a emissão de uma nota.

Recebimento automático de notas fiscais

Os softwares para gestão de notas são capazes de identificar todos os documentos gerados para o CNPJ da empresa, salvando todos os arquivos automaticamente. Assim, é possível ter em mãos todas as notas que precisam ser pagas, além de acompanhar facilmente se existem notas frias sendo emitidas contra o seu negócio.

Armazenamento correto dos documentos fiscais

A guarda dos XMLs está garantida com a gestão centralizada de notas. Com esse tipo de sistema, a empresa tem acesso a ferramentas de backup para assegurar que os arquivos estejam disponíveis de forma segura e rápida sempre que forem necessários.

Em caso de uma fiscalização ou auditoria, é possível providenciar rapidamente o levantamento de impostos, juntamente com todos os documentos fiscais necessários para comprovar suas transações.

Agilidade para encontrar uma nota fiscal

É dever da empresa registrar todas as notas corretamente e fazer o pagamento dos tributos devidos. Porém, como garantir isso quando as notas não estão organizadas e não podem nem mesmo serem encontradas?

Com a gestão centralizada, qualquer nota pode ser encontrada rapidamente, inclusive por meio de buscas de termos e palavras-chave.

Redução de erros e retrabalho

Com a automatização, a tendência é que sejam cometidos menos erros e que a necessidade de correção de documentos seja eliminada. Isso significa mais produtividade e menos custos para a empresa.

Integração com os diversos setores da empresa

Os dados dos documentos fiscais podem ser integrados às demais informações do ERP. Assim, todos os colaboradores autorizados podem acessar, conferir, consultar e realizar as operações necessárias para executar seus trabalhos rapidamente.

Enfim, a gestão centralizada de notas facilita o dia a dia de todos os funcionários que lidam direta ou indiretamente com as notas fiscais. Seja quem emite, quem precisa manter um controle dos impostos devidos, quem precisa enviar o documento ao cliente, quem acompanha os pagamentos aos fornecedores ou quem verifica os recebimentos das mercadoria, todos saem ganhando.

Agora que você já conhece as vantagens da gestão centralizada de notas, confira algumas dicas para simplificar a entrega de obrigações fiscais na sua empresa!