Quais empresas nunca tiveram problemas com o recebimento fiscal de uma nota? Quantas organizações jamais tiveram problemas com o recebimento físico de mercadorias que não constavam na nota fiscal? Certamente, seria possível criar uma lista com poucas instituições que jamais enfrentaram essas situações.

Seja uma NF-e que chega sem o arquivo .xml, ou um .xml que não confere com a DANFE, a verdade é que vários pequenos erros podem acontecer desde o momento que a nota chega à empresa até ela ser autenticada pela SEFAZ.

Qualquer um desses pequenos erros, por menor que pareça, pode causar graves consequências e gerar atrasos nos processos tributários, contábeis, ou de recebimento de mercadorias.

Além disso, ao invés de liberar a equipe para trabalhar em melhorias em suas áreas ou para atuar em tarefas mais estratégicas e menos burocráticas, essas situações sobrecarregam o time, que vive para corrigir erros ou realizar trabalhos repetitivos, como o de cadastrar as informações contidas em uma DANFE.

A boa notícia é que já existe solução para esses problemas. Ela se chama automação de recebimento fiscal!

Neste artigo nós explicaremos o que é a automação de recebimento fiscal e quais são seus benefícios no processo de entrada de notas e mercadorias na sua empresa. Confira!

Quais problemas o recebimento fiscal manual pode gerar?

A gestão do recebimento fiscal está diretamente ligada à saúde financeira, tributária, contábil e logística de uma organização, pois envolve diretamente o controle das contas a pagar e dos materiais a serem recebidos pela empresa.

A maioria das organizações começam a controlar manualmente os processo de emissão de ordens de compra, recebimento de notas, conferência dos materiais recebidos e pagamento dos fornecedores. Algumas, mesmo quando aumentam o volume de transações e a complexidade de suas operações, ainda insistem nesse método manual e sem integração. Essa situação tende a ocorrer até o ponto em que as soluções alternativas e sem custos diretos para empresa, como o uso de modelos do Excel para recebimento de notas e reconciliação física, deixam de ser eficientes. Neste momento, as áreas envolvidas passam a solicitar mais pessoas para realizar processos burocráticos e de baixo valor agregado.

Outros problemas comuns que podem surgir são o retrabalho com digitação de informações contidas no .xml ou DANFE, risco de perda de dados com armazenamento de notas em e-mails ou pastas criadas no disco rígido de um computador ou em arquivos físicos. Além de problemas nos cálculos das retenções fiscais e contribuições devidas pela empresa, bem como riscos de autuações devido a ausência das notas recebidas pela empresa.

A automação do recebimento fiscal surgiu para pôr um ponto final em todos esses obstáculos. Ela transforma as obrigações fiscais da organização em benefícios operacionais.

O que é a automação de recebimento fiscal?

Imagine utilizar um sistema capaz de detectar qualquer documento fiscal eletrônico emitido para o CNPJ de sua instituição; confrontar as informações com os dados da ordem de compra registrada em seu ERP; indicar possíveis erros de valores, quantidades ou itens faltantes na nota; gerar uma tela a ser utilizada no momento da conferência do recebimento físico do produto e gerar os registros dos dados a serem usados na confecção dos SPEDs, tudo isso sendo executado sem nenhuma intervenção humana. Consegue imaginar? É exatamente isso que a automação de recebimento fiscal faz!

Em vez de ter seus funcionários envolvidos em tarefas operacionais, como a consulta e baixa das NFs emitidas contra a sua empresa, um software executará todas as tarefas relacionadas ao tratamento de notas por eles.

Ao integrar o sistema ao ERP, todos os documentos passam a ser conciliados ou registrados automaticamente no software de gestão, facilitando também o trabalho do financeiro e da contabilidade.

O sistema ainda poderá realizar algumas atividades, que em geral, são ignoradas, como fazer a validação constante do status de uma nota emitida, evitando erros de escrituração ou fraudes; simplificar a consulta dos arquivos para apoiar o atendimento de auditorias internas e externas e realizar controle interno das notas recebidas.

Em suma, a automação de recebimento fiscal será responsável pelo:

• Recebimento e armazenamento dos XMLs de forma centralizada e segura;

• Verificação junto ao SEFAZ da integridade do fornecedor e do Documento Fiscal Eletrônico;

• Conciliação entre o XML e os pedidos de compra existentes no ERP, antecipando possíveis divergências;

• Painel de recebimento na portaria, para controle de entrada de caminhões com a possibilidade de realização de contagem cega dos itens previamente aprovados pelo time de compras e do fiscal;

• Transmissão de dados relacionados ao recebimento das mercadorias e da nota fiscal para simplificar o processo de atualização do estoque e escrituração dos documentos;
• Conversão de arquivos PDF ou imagens de notas fiscais de serviços para o formato .xml, simplificando a inserção dos dados desses arquivos no ERP da empresa.

Quais são os benefícios da automação de recebimento fiscal?

A automação de recebimento fiscal elimina os principais erros que poderiam ser cometidos nesse processo, gerando mais produtividade e eliminando custos para as empresas.  Para que você entenda melhor como isso acontece, listamos abaixo os principais benefícios desse sistema para sua empresa:

1. Foco no que realmente importa

Os colaboradores da empresa podem se dedicar às tarefas que tragam mais valor à empresa e se dedicar a operações mais enxutas, quando não precisam entrar em contato com cada fornecedor para questionar sobre a emissão ou a necessidade de correção de notas.

Isso permite, por exemplo, que as equipes encontrarem possíveis pontos de melhoria nos processos de trabalho, revisem processos internos e experimentem um ambiente de trabalho menos estressante.

2. Mais segurança aos dados

A automação de recebimento fiscal elimina a preocupação com fraudes e notas falsas. Com ela, as NFs são validadas e ficam arquivadas pelo tempo exigido pela legislação.

Isso significa que as pessoas autorizadas por sua empresa poderão acessar os dados a qualquer hora e em qualquer lugar com acesso à internet. Também quer dizer que você não correrá mais risco de perder informações, caso algum computador falhe ou perca um arquivo físico. Suas notas estarão sempre seguras.

3. Redução de erros e economia de tempo

Quando você confia na ação humana para processar manualmente as notas, sua empresa fica suscetível a falhas no processo, correndo risco de autuação por transmitir informações equivocadas ao Fisco ou por não entregar um documento comprobatório, quando solicitado.

Ao realizar o armazenamento manual das notas, os documentos podem ser facilmente perdidos. Errar no armazenamento também levará ao desperdício de tempo com a procura de comprovantes na hora em que sua empresa precisar deles. Esses dois erros são inevitáveis sem a automação e eliminação de processos completamente manuais.

Automatizar o recebimento fiscal eliminará etapas e tarefas desnecessárias, evitando erros e economizando tempo. Isso significa que os documentos fluem mais facilmente pelos processos da empresa, sem risco de ficarem presos em algum processo ao longo do caminho.

A automação de recebimento fiscal simplifica os processos do negócio, reduz a ineficiência, garante maior segurança para os dados fiscais e arquivos eletrônicos, além de diminuir custos operacionais. Investir nessa ferramenta certamente trará um retorno sobre o investimento positivo para a sua empresa!

Agora que você já conhece as vantagens desse recurso de automação, confira uma demonstração da solução GSW para Recebimento Fiscal Eletrônico, o iRecebi, e peça uma avaliação sobre o ROI que a ferramenta pode conquistar em seu negócio.