Manter as obrigações fiscais em dia não é uma tarefa fácil. Na verdade, para isso, é necessário realizar um planejamento tributário eficiente e muito bem estruturado.

O descumprimento do calendário fiscal pode trazer sérios prejuízos à empresa, como autuações e multas. Ao mesmo tempo, a falta de planejamento pode gerar uma carga tributária superior àquela que o negócio deveria pagar.

Assim, fazer um planejamento tributário é a melhor estratégia para reduzir a carga de impostos, evitar  falhas no cumprimento das obrigações fiscais e seus respectivos riscos de penalizações.

Confira abaixo o que é planejamento tributário e quais são as regras de ouro para fazer um em sua empresa:

Afinal, o que é planejamento tributário?

Realizar o planejamento tributário de uma empresa é fazer a gestão de todos os processos que envolvem o pagamento de impostos e a entrega de obrigações, como sua base de cálculo, fatos geradores e evidências que precisam ser coletadas para todos os tributos. Esse exercício de planejamento também envolve pensar nas melhores maneiras de reduzir a carga tributária que incide sobre as atividades do negócio.

Ao fazer o planejamento tributário é esperado que todas as obrigações fiscais, principais e acessórias, sejam mapeadas e organizadas para evitar multas, autuações e notificações da Receita Federal e, ao mesmo tempo, manter o compliance fiscal da organização.

Empresas de todos os portes e de qualquer segmento de mercado deveriam fazer esse exercício de planejamento, ao menos, uma vez em sua história para encontrar alternativas que reduzam suas cargas tributárias. Ao mudar de enquadramento tributário ou ao atingir determinados níveis de faturamentos, é recomendado que o planejamento seja revisitado e atualizado.

Quais as categorias de planejamento tributário?

O planejamento tributário pode ser dividido em duas categorias:  operacional e estratégico. Abaixo você conhecerá a diferença entre esses dois tipos:

1. Planejamento Tributário Operacional

Também é conhecido como planejamento básico. Sua missão é auxiliar a equipe responsável pela gestão tributária a estabelecer rotinas de trabalho, tarefas e processos, além de alinhar a responsabilidade de cada membro do time para cumprir todas as exigências fiscais.

Esse simples exercício pode envolver diversas áreas da empresa, como os colaboradores da área de fiscal, financeira, contabilidade, logística e TI.

Por exemplo, o planejamento operacional pode indicar que um bom software fiscal deverá ser integrado ao sistema de gestão empresarial para automatizar a apuração de impostos e o recolhimento de documentos necessários para realizar as entregas de obrigações principais e acessórias. Pode ainda detectar que a companhia possui falhas no processo de entradas de notas e recebimento de mercadorias, solicitando ao time de TI uma aplicação capaz de automatizar essas atividades. Também poderia avaliar que a simples adoção de uma ferramenta para controlar as tarefas relacionadas às entregas de obrigações fiscais e pagamento de impostos, garantirá a conformidade da área.

Ou seja, o planejamento tributário operacional é o responsável por definir como os diversos envolvidos com o recebimento de documentos fiscais irão interagir, além de encontrar possíveis otimizações no processo de apuração, entrega, pagamento e arquivamento de documentos relacionados às entregas de obrigações.

2. Planejamento Tributário Estratégico

Envolve menos pessoas, quase sempre os responsáveis pela área fiscal, financeira e contábil. Sua função é definir o enquadramento do regime tributário mais conveniente para a empresa com base nas atividades e faturamento dela.

Ele pode indicar, por exemplo, a necessidade de desmembramento de alguma atividade da empresa como a criação de um novo CNPJ, além de identificar outras particularidades fiscais, como  isenções e alíquotas diferenciadas.

Quase todas as empresas de médio e grande porte já realizaram um planejamento estratégico. Afinal, ele é fundamental para manter o negócio competitivo ao longo do tempo.

Quais são os benefícios de um planejamento tributário eficiente?

Reduzir as despesas de uma empresa e encontrar possíveis isenções é apenas uma das vantagens do planejamento tributário. Outras vantagens seriam: reduzir os valores totais a serem recolhidos após uma análise extremamente criteriosa; e retardar o pagamento dos tributos sem a incidência de multas.

Agora que você já sabe o que é, quais são os tipos e os benefícios de um planejamento tributário bem feito, é hora de conhecer 5 regras básicas que precisam ser observadas por sua empresa. Confira!

Quais regras básicas precisam ser seguidas na hora de fazer o planejamento tributário?

1. Mantenha os dados cadastrais sempre atualizados

Todos os dados sobre os impostos, principalmente do ICMS, PIS e COFINS devem estar atualizados  no ERP da empresa, bem como os cadastros de clientes e fornecedores. Essa é uma boa forma de evitar que o setor financeiro e fiscal tenha problemas futuros com multas e autuações por descumprimento de prazos ou por recolhimento de tributos com alíquotas equivocadas.

É uma tarefa fácil? Com certeza não. Porém, essa revisão de classificação fiscal é importantíssima e  precisa ser detalhada. Afinal, ela é capaz de gerar muitos benefícios, como, por exemplo:

• Permite que a atividade dos colaboradores se concentre no gerenciamento das alterações; não na interpretação de cada situação que se apresentar no dia a dia;
• Libera o tempo do funcionário para administrar outras tarefas e obrigações;
• Estabelece um ambiente de trabalho único e atualizado;
• Gera confiabilidade e segurança fiscal;
• Melhora a eficiência dos processos;
• Otimiza os custos.

Uma possibilidade seria a de contratar essa atualização de cadastro de clientes e fornecedores como um serviço pontual e, depois, inserir um processo de atualização dos cadastros como uma atividade do planejamento tributário operacional.

2. Crie procedimentos padrões para rotinas fiscais

Padronizar procedimentos evita que erros aconteçam. Profissionais que entendem quais ações precisam tomar para realizar as atividades financeiras da empresa são mais eficientes e cumprem com maior pontualidade suas tarefas.

Criando procedimentos padrões, além de otimizar os processos, fica mais fácil identificar eventuais erros. Caso ocorra uma falha, é possível verificar em qual ponto do processo o erro está acontecendo e modificar os procedimentos para que o erro não ocorra novamente. Lembre-se que a tecnologia pode ajudar nesse ponto!

3. Realize auditorias internas

As auditorias internas são fundamentais, principalmente quando o objetivo é encontrar falhas nos processos fiscais. Então, contrate uma consultoria especializada ou conte com algum profissional experiente para fazer uma auditoria completa de toda parte tributária da empresa.

Na auditoria é possível analisar as seguintes questões: lançamentos, controle de notas fiscais, baixas do estoque, apuração de impostos que serão pagos, obrigações fiscais acessórias e apropriação de créditos. Sendo assim, as auditorias permitem que os responsáveis pelos tributos na empresa encontrem eventuais erros antes da Receita Federal ou auditores externos.

4. Organize fluxos de trabalho

Organização é a chave para ter um bom planejamento tributário, pois um processo fiscal requer disciplina, conhecimento e tempo.

É importante alinhar todos os processos internos da sua empresa para garantir o máximo de aproveitamento do capital humano envolvido no planejamento tributário.

5. Fique atento às obrigações acessórias

Pesquise bastante para encontrar as legislações que impactam sua empresa e fique atento à todas  as alterações em obrigações principais e acessórias. Como a carga tributária e burocrática variam de acordo com o enquadramento da atividade, a desatenção nesse ponto pode significar perda de tempo, dinheiro e recursos.

O planejamento tributário é uma técnica valiosa para o melhor empenho de recursos (humanos e financeiros) e para  adequação da empresa às normas vigentes do Fisco.  Investir nesse procedimento pode significar uma economia e retorno financeiro para seu negócio.

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