A eficiência fiscal de uma empresa está intimamente relacionada aos recursos tecnológicos utilizados no processo de gestão tributária. Afinal, segundo um estudo do Banco Mundial, as companhias brasileiras gastam, em média, 1.958 horas úteis para atender as mais de 150 obrigações fiscais principais e acessórias.

Apesar disso, boa parte das atividades realizadas pelo setor fiscal podem ser padronizadas, automatizadas, aceleradas e melhor acompanhadas com o uso de boas tecnologias. Por exemplo, a GSW constatou que clientes de um de seus softwares fiscais garantem uma redução de 70% do tempo gasto no recebimento físico e fiscal de documentos eletrônicos (DFe).

Para apoiar os gestores a obter mais eficiência fiscal em suas empresas, destacamos 4 recursos tecnológicos que podem ser utilizados na automação de processos e redução de riscos fiscais para o negócio. Continue lendo para conhecer cada um deles!

Afinal, o que significa eficiência fiscal?

A eficiência fiscal pode ser definida como a capacidade de se alcançar bons resultados ligados ao setor tributário, diminuindo custos operacionais, reduzindo o risco de multas e gerenciando o pagamento de tributos de forma inteligente.

A eficiência fiscal é sinônimo de cumprir com todas as obrigações impostas pelo Fisco, de forma organizada, sem criar mais complexidade interna e com o menor esforço possível por parte dos colaboradores. Para obtê-la é necessário fazer uma revisão dos processos, integrar sistemas, simplificar as auditorias internas e facilitar o controle de todas as atividades relacionadas à gestão tributária.

Quais as vantagens em conquistar a eficiência fiscal?

Pode parecer trabalhoso organizar os processos e realizar um bom planejamento operacional para alcançar a eficiência fiscal, mas os resultados compensam os esforços. Para você entender melhor quais são os resultados esperados com a organização da área tributária, separamos as 3 principais vantagens em se atingir esse grau de maturidade operacional:

• maior controle financeiro: manter uma previsão de fluxo de caixa estável e sem imprevistos é o desejo de boa parte dos responsáveis pela área financeira. O time de gestão tributária pode apoiar essa tarefa ao encontrar um regime tributário mais benéfico para o negócio, planejar quais alíquotas podem ser reduzidas usando alguns dispositivos legais, evitar aplicações de penalidades e autuações, além de programar e garantir o pagamento de impostos;

• auditorias mais eficientes: as auditorias internas ou externas ajudam a apurar se os processos executados pela empresa garantem a conformidade fiscal com a legislação municipal, estadual e federal. Contudo, reunir as evidências utilizadas e esclarecer as tarefas e responsabilidades de cada envolvido é um desafio para muitas organizações. A tecnologia também pode apoiar nesse ponto ao oferecer um sistema que centralize a execução e coleta de documentos utilizados para atender cada obrigação;

• tomada de decisões aprimoradas: tornar os dados mais acessíveis e facilitar a análise de indicadores e aperfeiçoa a maneira com os gestores tomam suas decisões. Na área fiscal, no entanto, reunir informações que apoiem a decisão pode ser uma dificuldade, pois as tarefas e exigências operacionais podem sobrepor essa atividade gerencial. Mais uma vez, a tecnologia poderia automatizar essa etapa da coleta, compilação e transformação de dados em informações estratégicas.

TOP 4 recursos tecnológicos para aumentar a eficiência fiscal

Agora que você já entendeu o que é eficiência fiscal e qual a sua relação com os recursos tecnológicos, listaremos 4 tecnologias que podem ajudar sua empresa a alcançar esse objetivo. Confira!

1. Calendário de obrigações fiscais

Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), a cada dia surgem, em média, 30 novas regras ou atualizações fiscais. O IBPT também estima que uma empresa precisa observar 3.790 normas para manter seu compliance tributário. Tamanha complexidade gera preocupações para a gestão fiscal e, algumas vezes, prejuízos para as empresas.

Adotar uma ferramenta de Calendário de Obrigações Fiscais ajuda a simplificar esse cenário. O sistema se responsabiliza por:

• detectar novas alterações na legislação;
• propor ao gestor configurações de fluxos de trabalho inteligentes;
• organizar as atividades e documentos que cada pessoa precisa anexar para comprovar os dados daquela entrega fiscal;
• alertar o gestor sobre tarefas em atrasos;
• sinalizar o status de cada atividade.

Essa ferramenta elimina a necessidade de manter controles manuais por Excel, além de ser muito útil para acompanhar como as pessoas estão executando suas tarefas. Também previne caso algum prazo esteja próximo de expirar.

2. Guarda de documentos eletrônicos

Qualquer documento fiscal emitido por sua empresa precisa ser armazenado por, no mínimo 5 anos consecutivos. Esse prazo legal garante que uma dívida relacionada ao documento seja prescrita e não possa ser cobra pelo Governo ou por terceiros. Cada documento solicitado pela Receita e não apresentado no prazo estipulado, gera multas que podem atingir até R$ 1.000,00 por nota.

A recepção de documentos de fornecedores e prestadores de serviços também pode gerar inconvenientes caso a organização seja fiscalizada e não tenha os comprovantes fiscais. Por isso, a segunda ferramenta diz respeito à guarda centralizada de documentos eletrônicos. Essa tecnologia é responsável por:

• buscar, baixar e armazenar os documentos fiscais emitidos para o CNPJ da sua companhia;
• facilitar a busca e consulta de documentos usando data, fornecedor ou outros critérios para a pesquisa;
• agilizar o manifesto do destinatário, processo obrigatório para algumas empresas;
• transformar arquivos recebidos via e-mail em um layout padrão de XML e armazená-lo no repositório único de arquivos.

A guarda de documentos eletrônicos possui custo reduzido e ideal para simplificar as atividades de recebimento e armazenamento de notas, além de evitar penalidades em casos de fiscalização.

3. Recebimento fiscal automatizado e integrado

Além de realizar todas as funcionalidades mencionadas anteriormente, o recebimento fiscal eletrônico integra o sistema de recepção de notas com o sistema de gestão empresarial da empresa. Isso permite:

• conciliar os dados dos documentos com uma ou mais ordem de compra;
• adotar melhores práticas, como a da conferência cega de mercadorias, para o recebimento físico;
• autorizar o recebimento físico com base no histórico de relacionamento com aquele fornecedor.

Quando a empresa opta pela automação de todos os recebimentos, os processos passam a se tornar mais ágeis e produtivos, demandando menos tempo de execução e exige menos recursos disponíveis.

Com isso, a empresa ganha em eficiência operacional, gerando resultados mais satisfatórios para o negócio.

4. Validação e auditoria eletrônica de entregas fiscais

Não é incomum gerar os arquivos de entregas de obrigações fiscais com dados incorretos ou informações imprecisas. Para solucionar essa questão, existe uma tecnologia capaz de auditar os dados, usando as regras específicas para o CNPJ de uma empresa. Com esse recurso é possível:

• antecipar a auditoria e minimizar as inconsistências dos arquivos encaminhados para a Receita;
• identificar divergências entre distintas obrigações fiscais e contábeis declaradas ao Fisco;
• diminuir os riscos de multa e auditorias pelos fiscais do governo;
• melhorar a gestão através de relatórios de diagnóstico que sugerem ajustes nos processos e sistemas internos da empresa.

Um negócio lucrativo depende de muitos aspectos, como a gestão eficiente dos recursos financeiros e humanos da empresa. Nesse sentido, a eficiência fiscal deve ser um objetivo de toda empresa que deseja prosperar.

Quer saber mais sobre esses e outros recursos tecnológicos que aumentarão a eficiência fiscal da sua empresa? Então preencha o formulário de contato em nosso site e receba uma assessoria de nossos consultores.