O Sistema Público de Escrituração Digital, também conhecido como projeto SPED Fiscal, facilitou as auditorias e tornou o setor de fiscalizações da Receita Federal mais efetivo. Mais eficiência por parte do Fisco, significa maiores riscos de sua empresa ser penalizada por qualquer inconformidade encontrada nas entregas de obrigações principais e acessórias.

Para ajudar o setor fiscal de sua empresa a “andar na linha” com o Fisco, separamos os sete erros mais comuns que as organizações cometem nas escriturações digitais. Também elencamos algumas dicas para evitá-los. Continue lendo e veja como evitar os riscos de autuação no seu negócio.

Erro 1:   Ausência de valores de operações nas declarações 

Uma das principais análises realizadas pelo sistema de auditoria da Receita está baseada no cruzamento de dados entre os diversos contribuintes. Logo, uma boa forma para evitar erros no SPED Fiscal é declarar todo e qualquer valor, independentemente se é uma operação de entrada de notas ou de saída, de compra ou de venda.

Existem algumas formas de facilitar esse processo:

1.1. Conte com um sistema de gestão tributária

A maioria das empresas utiliza um sistema de gestão empresarial, ERP, para controlar todas as operações de suas áreas. Contudo, poucos ERPs estão preparados para realizar as entregas de obrigações fiscais das esferas Municipal, Estadual e Federal. Aliás, alguns nem contam com a funcionalidade de receber, conciliar e guardar as notas de entrada, aquelas recebidas de seus fornecedores.

Por isso, integrar um bom sistema de gestão tributária ao seu ERP facilitará todo o processo de escrituração fiscal e contábil. Esse sistema funciona como um banco de dados unificado, responsável por gerenciar, armazenar, compilar e utilizar as informações e documentos financeiros para atender qualquer obrigação exigida pelos órgãos fiscalizadores. Ele também serve como auditor dos arquivos a serem enviados para a Receita, podendo detectar inconformidades de informações, antes de realizar uma entrega.

1.2. Integre o recebimento de notas ao seu ERP

Sua empresa pode estar satisfeita com a forma como gera os arquivos necessários para a escrituração fiscal, e ainda assim, pode não contar com um software específico para executar o recebimento e guarda de documentos fiscais eletrônicos, como as Notas Fiscais de Serviços (NFSe ) ou os Conhecimentos de Transporte (CTe).

A falta de funcionalidades relacionadas ao recebimento fiscal eletrônico pode gerar multas e penalidades para empresa, principalmente em situações de auditorias externas. O meio para eliminar esse risco é adquirindo uma solução capaz de se integrar ao ERP da empresa, executar as tarefas de detecção automática de documentos fiscais emitidos para o CNPJ da companhia e guardar cada arquivo com suas devidas anotações, conciliação e tratativas.

1.3. Faça auditoria dos arquivos antes de submeter ao fisco

Uma auditoria tributária possibilita verificar se todos os valores e documentos relacionados às operações financeiras estão arquivados e escriturados corretamente. Também permite que a empresa revise os processos de recebimento, emissão e arquivamento de documentos fiscais trazendo maior eficiência na execução de suas rotinas.

Aqui a tecnologia também pode dar um apoio! Atualmente, existem softwares que monitoram todas as atualizações e adições de novas obrigações para o CNPJ e CNAE das empresas e controlam as atividades relacionadas com cada entrega fiscal. A grande vantagem dessa tecnologia é criar uma trilha de auditoria e reunir todas as evidências, documentos e arquivos em um mesmo lugar, facilitando a padronização das entregas e as auditorias internas ou externas.

Outra vantagem é eliminar o risco de multas por falta de apresentação de documentos eletrônicos. Por exemplo, as multas geradas pelo Fisco podem variar, mas a mais comum é cobrar R$ 500,00 por arquivo XML não encontrado.

Erro 2:  Atraso na Declaração do Simples Nacional

Em 2017, 11,6 milhões de empresas optaram pelo Simples Nacional. Em 2018, o número deve crescer ainda mais, afinal, o limite de faturamento deixou de ser 3.6 milhões anuais e passou para 4.8 milhões/ano.

Ao optar por esse regime as empresas estão obrigadas a enviar declarações mensais e anuais como o faturamento bruto realizado. Apesar de ser algo simples, muitas organizações são penalizadas por enviarem informações inexatas. A consequência disso pode ser uma multa com valores entre 75 a 225% sobre os débitos omitidos nas declarações, até a exclusão do Simples Nacional.

Contar com uma boa assessoria contábil e seguir os procedimentos de registro e guarda de notas fiscais de entrada e saída de mercadorias ou de execução de serviços é a melhor forma de evitar essas penalidades.

Erro 3:  Desacordo entre Código de Origem e Alíquota

O projeto SPED Fiscal foi criado para integrar todas as esferas do Fisco, do municipal ao federal, a fim de identificar indícios de sonegação de impostos das empresas que atuam no Brasil. Sendo assim, a falta de alinhamento entre o código de origem e a alíquota de ICMS praticada pela empresa na hora de gerar a NF-e  traz riscos de sanções.

Vale lembrar que existem 3 tabelas em vigência:

 

Operações Interestaduais: Alíquota 4%

 

Operações Interestadual: Alíquota de 7 a 12%

As consequências de errar o código de origem ou a alíquota do ICMS pode gerar desde multas leves até o cancelamento do CNPJ da empresa. Para evitar esse equívoco, um software de gestão tributária pode ser usado por sua empresa.

Erro 4:  Desatenção às alterações da legislação e ao SPED Fiscal

Segundo o Instituto de Planejamento Tributário, atualmente, existem 63 tributos, 97 obrigações acessórias e mais de 3.790 normas que uma empresa precisa observar para se manter em conformidade com a legislação. Além disso, a cada dia surgem 30 novas regras ou atualizações tributárias que impactam diretamente na maneira de fazer negócios.

Se manter em compliance não é uma das tarefas mais fáceis no Brasil. Contudo, a tecnologia pode dar um grande apoio. Usar um calendário de obrigações fiscais que alerte sobre mudanças em obrigações principais ou acessórias de maneira automatizada é a melhor forma de se manter atualizado, sem gastar horas com pesquisas ou consultas a especialistas da área.

Erro 5:  Erros na totalização das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)

Muitas empresas já contam com sistemas e ferramentas para automatização dos processos fiscais, outras ainda optam por fazer tudo manualmente. Um dos erros mais frequentes, principalmente nas organizações que fazem o controle tributário de forma manual, é não totalizar as notas fiscais eletrônicas da maneira correta.

Erros com notas fiscais, além de causar autuações, podem complicar todos os processos financeiros da sua empresa. Para evitá-los, faça a validação da DANFE (Documento Auxiliar a Nota Fiscal Eletrônica) e monitore todas as notas fiscais eletrônicas.

Erro 6:  Cadastros desatualizados

Desde que o SPED Fiscal entrou em vigor, o saneamento de cadastros é fundamental dentro das empresas.

O saneamento consiste na atualização e complemento de todas as informações de sistemas informatizados, visando atender às normas e regulamentações fiscais, tributárias e contábeis.

Com algumas práticas cotidianas simples, como manter a equipe atualizada, fazer o saneamento dos cadastros, realizar auditorias fiscais internas e externas e automatizar os processos, é possível evitar autuações do Fisco, garantindo assim, maior rentabilidade e previsibilidade para o seu negócio.

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